AI- en BYOK-transparantie MemoRecorder / MR-XL

Deze verklaring legt uit hoe MemoRecorder optionele AI-transcriptie gebruikt en wat Bring Your Own Key betekent.

De beschreven technische werking volgt uit aangeleverde productinformatie en een technische code-audit van de Android-app van 24 juni 2026. Wijzigingen in de app, releasebuild of OpenAI-integratie kunnen een update van deze verklaring vereisen.

1. AI is optioneel

MemoRecorder kan audio laten transcriberen met OpenAI Whisper. Deze AI-functie is aanvullend op de lokale functies en wordt alleen gebruikt wanneer de gebruiker haar bewust inschakelt, akkoord gaat in de `AiConsentDialog` en een eigen OpenAI API-key heeft ingevoerd. Projecten, memo's en bestanden kunnen zonder centrale MemoRecorder-cloud lokaal worden beheerd.

2. Wat is Bring Your Own Key?

Bring Your Own Key of BYOK betekent dat de gebruiker een eigen OpenAI API-key invoert. De API-aanvragen worden daarmee gekoppeld aan het eigen OpenAI-account van de gebruiker, niet aan een centraal OpenAI-account van 3d-deal.com VOF.

De gebruiker beheert zelf:

• Het OpenAI-account en de API-key.
• Beschikbare quota, facturering en accountlimieten.
• OpenAI-instellingen voor data en beveiliging.
• Intrekking of vervanging van de key.

3. Welke gegevens worden naar OpenAI gestuurd?

Wanneer de gebruiker transcriptie gebruikt, wordt de betreffende opgenomen `.m4a`-spraakmemo rechtstreeks vanaf het toestel via HTTPS naar `https://api.openai.com/v1/audio/transcriptions` gestuurd. Het verzoek gebruikt het OpenAI-model `whisper-1`, de API-key als `Authorization` header en multipart form-data met het audiobestand en de modelparameter.

Andere lokale projecten, bronbestanden, databasebestanden, gebruikersprofielen of apparaat-ID's worden volgens de technische audit niet automatisch onderdeel van die aanvraag.

4. Rol van 3d-deal.com VOF

Voor zover de app rechtstreeks vanaf het toestel met OpenAI communiceert, ontvangt of beheert 3d-deal.com VOF de API-key niet. 3d-deal.com VOF kan het OpenAI-account, de facturering, retentie-instellingen of gegevens in OpenAI-systemen niet namens de gebruiker beheren.

3d-deal.com VOF is verantwoordelijk voor een zorgvuldige implementatie van de appfunctie en voor duidelijke informatie over de bekende gegevensstroom binnen MemoRecorder. Omdat de app de eigen API-key van de gebruiker gebruikt en rechtstreeks vanaf het toestel met OpenAI communiceert, beheert 3d-deal.com VOF de OpenAI-accountrelatie, OpenAI-facturering, OpenAI-retentie-instellingen en gegevens in OpenAI-systemen niet.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de keuze om audio naar OpenAI te sturen en voor het naleven van de voorwaarden die gelden voor het eigen OpenAI-account. OpenAI verwerkt de aanvraag volgens de voorwaarden, privacyregels en data-instellingen die op dat OpenAI-account van toepassing zijn.

5. Lokale opslag van de API-key

De API-key wordt lokaal opgeslagen via Android EncryptedSharedPreferences en Android Keystore met AES-256-GCM. De technische audit bevestigt dat de key niet in projectexports, Android-back-ups of lokale app-logbestanden wordt opgenomen. In het instellingenscherm wordt de key gemaskeerd getoond, tenzij de gebruiker haar bewust zichtbaar maakt.

Geen enkele lokale bescherming biedt absolute garantie tegen verlies of misbruik, vooral niet op een gecompromitteerd of onbeveiligd toestel. Daarnaast kunnen server- of foutmeldingen van OpenAI in uitzonderingssituaties in app- of systeemfoutmeldingen terechtkomen; deel zulke foutmeldingen niet onnodig met anderen.

6. Veilig omgaan met de key

• Deel de API-key niet met anderen of met support.
• Neem de key niet op in een MemoRecorder-project of export.
• Beveilig het toestel met schermvergrendeling en updates.
• Controleer het OpenAI-account op onverwacht gebruik.
• Trek de key in en maak een nieuwe aan bij vermoed misbruik.

Het lokaal verwijderen van de key trekt haar niet automatisch in bij OpenAI.

7. Voorwaarden en privacyregels van OpenAI

Wanneer OpenAI wordt gebruikt, gelden de voorwaarden, privacyregels en data-instellingen van het OpenAI-account van de gebruiker. Raadpleeg het privacybeleid van OpenAI en de officiële OpenAI API-datacontroles.

OpenAI kan beleid, modellen, beschikbaarheid en retentie-instellingen wijzigen. 3d-deal.com VOF doet daarom geen vaste toezegging over de wijze waarop OpenAI een specifieke aanvraag bewaart of verwerkt.

8. Gevoelige en vertrouwelijke audio

Stuur geen gevoelige of vertrouwelijke audio naar OpenAI tenzij dit passend en toegestaan is. Denk vooraf na over persoonsgegevens van derden, beroepsgeheim, bedrijfsinformatie, gezondheidsinformatie en opnamen van kinderen of kwetsbare personen.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor toestemming en een geldige basis voor opname, transcriptie en externe verwerking.

9. Kwaliteit en beperkingen van AI

Transcripties kunnen onjuist, onvolledig of contextloos zijn. Accenten, achtergrondgeluid, meerdere sprekers, vaktaal en slechte opnamekwaliteit kunnen de uitkomst beïnvloeden.

Controleer de transcriptie voordat zij wordt gedeeld of gebruikt voor belangrijke beslissingen. MemoRecorder en OpenAI Whisper vervangen geen menselijke controle of professioneel advies.

10. Geen autonome uitvoering

De bekende externe AI-functie is bedoeld om een transcriptie te genereren. De project-samenvattingsfunctie die in de technische audit is aangetroffen werkt lokaal en offline op basis van beschikbare transcripties en stuurt geen gegevens naar een externe LLM. De app neemt niet zelfstandig juridische, medische, financiële of andere ingrijpende besluiten over personen. De gebruiker bepaalt of en hoe resultaten worden gebruikt.

11. Kosten en beschikbaarheid

OpenAI kan kosten, quota, rate limits en beschikbaarheid toepassen op het account van de gebruiker. 3d-deal.com VOF beheert deze niet en kan niet garanderen dat een bepaald model of endpoint beschikbaar blijft.

Controleer vóór gebruik de eigen OpenAI-accountinstellingen en prijsinformatie.

12. Verwijderen

De API-key kan lokaal worden verwijderd of vervangen zoals beschreven op Gegevens verwijderen. Eerder aan OpenAI verzonden gegevens worden daarmee niet automatisch verwijderd. Raadpleeg daarvoor de eigen OpenAI-accountmogelijkheden en actuele documentatie.

13. Wijzigingen en contact

Deze verklaring wordt aangepast als de AI-integratie of BYOK-werking verandert. Vragen kunnen worden gestuurd naar helpdesk@3d-deal.com. Deel daarbij geen API-key of onnodige gevoelige audio.