MemoRecorder Legal NL

MemoRecorder

Privacyverklaring

Status
FINAL
Versie
1.0.0
Laatst bijgewerkt
Eigenaar
3d-deal.com VOF

Privacyverklaring MemoRecorder / MR-XL

Deze privacyverklaring beschrijft op hoofdlijnen hoe MemoRecorder / MR-XL met gegevens omgaat. De verklaring kan worden aangepast wanneer de werking van de app verandert of aanvullende informatie beschikbaar komt.

De technische beschrijvingen zijn gebaseerd op aangeleverde productinformatie en een technische code-audit van de Android-app van 24 juni 2026. Wijzigingen in de app, releasebuild, externe diensten of Google Play-configuratie kunnen een update van deze verklaring vereisen.

1. Inleiding

MemoRecorder is opgezet als een local-first en privacy-first Android-app. Projectgegevens en inhoud blijven daarom primair lokaal op het toestel van de gebruiker. De app heeft daarnaast optionele AI-functionaliteit waarmee audio voor transcriptie naar OpenAI kan worden gestuurd. Deze externe verwerking vindt alleen plaats wanneer de gebruiker die functie bewust gebruikt.

Gebruik de app zorgvuldig wanneer projecten gevoelige audio, interviews, vertrouwelijke documenten of persoonsgegevens van andere personen bevatten.

2. Wie is verantwoordelijk?

De aanbieder van MemoRecorder en verantwoordelijke entiteit voor deze privacyverklaring is:

3d-deal.com VOF is verantwoordelijk voor verwerkingen waarvoor zij zelf het doel en de middelen bepaalt, zoals het aanbieden van de app, het opstellen en tonen van juridische informatie, support, beveiliging en behandeling van privacyverzoeken.

De gebruiker bepaalt zelf welke inhoud in de app wordt geplaatst, welke opnamen worden gemaakt, welke bestanden worden geïmporteerd en of optionele AI-transcriptie met het eigen OpenAI-account wordt gebruikt. Omdat MemoRecorder geen eigen backend of cloudopslag van 3d-deal.com VOF gebruikt, kan 3d-deal.com VOF lokale projectinhoud normaal gesproken niet inzien of beheren. Wanneer de gebruiker optionele OpenAI-transcriptie gebruikt, loopt die verwerking via het eigen OpenAI-account en de eigen API-key van de gebruiker.

3. Voor welke app geldt deze privacyverklaring?

Deze verklaring geldt voor de native Android-app MemoRecorder, ook aangeduid als MR-XL. De zichtbare appnaam is MR-XL en de Android application ID voor de releasebuild is `nl.dmxl.memorecorder`. Zij geldt niet automatisch voor andere apps, websites of platformen van 3d-deal.com VOF. Bekijk het MemoRecorder legal-overzicht voor de documenten die bij deze app horen.

4. Welke gegevens kan de app lokaal verwerken?

Afhankelijk van het gebruik kan de app lokaal onder meer de volgende gegevens verwerken:

  • Projectnamen, projectinstellingen en andere projectgegevens.
  • Geïmporteerde audio-, video- en documentbestanden en de inhoud daarvan.
  • Spraakmemo's die de gebruiker tijdens het luisteren opneemt.
  • De koppeling tussen een spraakmemo en de afspeeltijd van het bronbestand.
  • Transcripties en samenvattingen die binnen een project worden opgeslagen.
  • Bestandsnamen en technische metadata die nodig zijn om projecten en bestanden te beheren.
  • Lokale appinstellingen.
  • De eigen OpenAI API-key van de gebruiker, wanneer die wordt ingesteld.

Deze gegevens kunnen persoonsgegevens bevatten. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt grotendeels af van wat de gebruiker importeert, opneemt of invoert.

5. Welke gegevens verlaten het toestel?

Bij normaal lokaal gebruik blijven projectdata, bestanden, memo's, transcripties en samenvattingen op het toestel. De app heeft geen eigen account, centrale backend, cloudsync, analytics, tracking, advertenties, pushmeldingen of crashreportingdienst. Ruwe project- en appgegevens worden niet naar servers van 3d-deal.com VOF geüpload.

Gegevens kunnen het toestel wel verlaten wanneer de gebruiker:

  • De optionele AI-transcriptiefunctie gebruikt en een spraakmemo naar OpenAI Whisper laat sturen.
  • Zelf een project of bestand exporteert en dit buiten de app opslaat of deelt.
  • Een geëxporteerd bestand via een andere app, opslagdienst of communicatiedienst verwerkt.

De technische audit heeft als externe netwerkbestemming alleen `https://api.openai.com/v1/audio/transcriptions` gevonden. Daarbij wordt de opgenomen `.m4a`-spraakmemo via HTTPS verzonden met de eigen API-key van de gebruiker als autorisatieheader. Er worden geen apparaat-ID's, gebruikersprofielen, databasebestanden of metadata van andere projecten naar 3d-deal.com VOF of een eigen MemoRecorder-backend verzonden.

6. Gebruik van OpenAI Whisper en AI-functionaliteit

MemoRecorder kan OpenAI Whisper gebruiken voor AI-transcriptie. AI-gebruik is optioneel en staat standaard uit. Audio wordt alleen naar OpenAI gestuurd wanneer de gebruiker de AI-functie bewust inschakelt, in de app akkoord gaat met de AI-toelichting en een eigen OpenAI API-key heeft ingevoerd.

Wanneer deze functie wordt gebruikt, ontvangt OpenAI de betreffende `.m4a`-spraakmemo, de `whisper-1` modelparameter en technische verzoekgegevens die nodig zijn om de API-aanvraag uit te voeren. OpenAI verwerkt deze gegevens als afzonderlijke externe dienst volgens de instellingen van het OpenAI-account van de gebruiker en de op dat moment geldende voorwaarden en privacyregels van OpenAI.

De project-samenvattingsfunctie die in de technische audit is aangetroffen werkt lokaal en gebruikt geen externe LLM of OpenAI-verbinding.

Actuele informatie staat onder meer in het privacybeleid van OpenAI en de officiële documentatie over OpenAI API-datacontroles. OpenAI kan dit beleid en de beschikbare data-instellingen wijzigen. Controleer deze informatie voordat gevoelige of vertrouwelijke audio wordt verzonden.

AI-transcripties kunnen fouten of onvolledigheden bevatten. Controleer de uitkomst voordat deze voor belangrijke beslissingen of verdere verwerking wordt gebruikt.

7. Gebruik van een eigen OpenAI API-key

MemoRecorder werkt voor OpenAI-functionaliteit volgens het Bring Your Own Key-principe. De gebruiker voert een eigen OpenAI API-key in en gebruikt daarmee het eigen OpenAI-account.

De API-key wordt lokaal versleuteld opgeslagen met Android EncryptedSharedPreferences en Android Keystore. Volgens de technische audit wordt de API-key niet opgenomen in projectexports, Android-back-ups of lokale app-logbestanden. In het instellingenscherm wordt de key gemaskeerd getoond, tenzij de gebruiker ervoor kiest de key zichtbaar te maken.

Voor zover de app rechtstreeks vanaf het toestel met OpenAI communiceert:

  • Ontvangt of beheert 3d-deal.com VOF de API-key niet.
  • Wordt de API-key gebruikt om het verzoek bij OpenAI te authenticeren.
  • Beheert de gebruiker zelf het OpenAI-account, de API-key en de bijbehorende OpenAI-instellingen.

De gebruiker moet de key geheimhouden, niet delen en bij vermoed misbruik intrekken of vervangen via het eigen OpenAI-account.

8. Microfoon en audio-opnamen

De app vraagt de Android-microfoonrechten wanneer de gebruiker een spraakmemo wil opnemen en de toestemming nog niet eerder is gegeven. Een opname wordt door de gebruiker gestart en gestopt. Spraakmemo's worden lokaal als `.m4a`-bestand in de private app-opslag bewaard en kunnen worden gekoppeld aan het afspeelmoment of paginamoment van het gebruikte bronbestand.

De gebruiker bepaalt wanneer een opname begint en welke informatie wordt opgenomen. Neem geen gevoelige informatie of gesprekken van andere personen op zonder passende reden en vereiste toestemming.

9. Documenten en geïmporteerde bestanden

Gebruikers kunnen audio-, video- en documentbestanden importeren. Deze bestanden worden volgens de technische audit gekopieerd naar de private app-opslag onder het betreffende project. Zij kunnen persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of informatie over derden bevatten. De app verwerkt de inhoud lokaal voor de gekozen projectfuncties.

Importeer alleen bestanden die u rechtmatig mag gebruiken en beperk de inhoud tot wat voor het project nodig is. 3d-deal.com VOF kan lokaal opgeslagen projectinhoud niet beoordelen of beheren zolang die inhoud niet naar een dienst van 3d-deal.com VOF wordt verzonden.

10. Lokale opslag en beveiliging

Projecten, geïmporteerde bestanden, memo's, transcripties en samenvattingen worden lokaal opgeslagen met een SQLite/Room-database en private app-opslag op het Android-toestel. Geïmporteerde bestanden staan onder de projectmap in de private app sandbox. De API-key gebruikt afzonderlijke beveiligde Android-opslag zoals hierboven beschreven.

De bescherming van lokale gegevens hangt mede af van het toestel en de instellingen van de gebruiker. Gebruik daarom een actuele Android-versie, installeer beveiligingsupdates en bescherm het toestel met een sterke schermvergrendeling.

De app schakelt Android Auto Backup uit met `android:allowBackup="false"` en sluit shared preferences, databases, bestanden, root- en external-domeinen uit in de backup- en data-extraction-regels. Daardoor horen MemoRecorder-gegevens en de API-key niet in Android cloudback-ups of device-to-device transfers van de app te worden opgenomen.

11. Export en import van projecten

De app kan bronbestanden exporteren en importeren via bestanden met de extensie .mrxlsrc. Een .mrxlsrc-bestand is een ZIP-archief met `metadata.json` en een `content`-bestand. De metadata bevat onder meer projectnaam, bestandsnaam, brontype en duur. De OpenAI API-key wordt niet meegeexporteerd. Het archief is gecomprimeerd maar niet versleuteld.

Behandel exportbestanden als mogelijk gevoelige bestanden. Bewaar en deel ze alleen via een passende beveiligde locatie of verbinding en verwijder overbodige kopieën.

12. Geen eigen cloudaccount of eigen backend

MemoRecorder heeft geen eigen backend, eigen cloudopslag, centrale gebruikersdatabase of registratie- of inlogsysteem van 3d-deal.com VOF. Er is daarom geen centraal MemoRecorder-account waarin 3d-deal.com VOF projectgegevens bewaart.

Als later synchronisatie, een backend, cloudopslag, diagnostiek of een accountfunctie wordt toegevoegd, moet deze privacyverklaring worden bijgewerkt en moet duidelijk worden uitgelegd welke gegevens dan worden verwerkt.

13. Derde partijen

De bekende externe gegevensontvanger voor de beschreven appfunctionaliteit is OpenAI, maar alleen wanneer de gebruiker de optionele AI-transcriptie gebruikt. De gebruiker heeft daarvoor een eigen OpenAI-account en API-key. De technische audit vond geen Firebase, Sentry, Mixpanel, AdMob, Facebook SDK, advertentienetwerk, analyticsdienst of crashreportingdienst.

Wanneer de gebruiker een export via een andere app of dienst deelt, kan die gekozen partij gegevens verwerken volgens het eigen beleid. 3d-deal.com VOF bepaalt die keuze niet.

14. Bewaartermijnen

Lokaal opgeslagen projectgegevens blijven in beginsel op het toestel totdat de gebruiker ze verwijdert, appgegevens wist of de app verwijdert. Omdat Android-back-up voor de app is uitgeschakeld, maakt MemoRecorder zelf geen Android cloudback-up van deze gegevens.

Voor gegevens die naar OpenAI worden gestuurd, gelden de bewaartermijnen en data-instellingen van OpenAI en het OpenAI-account van de gebruiker. Deze worden niet door 3d-deal.com VOF beheerd. Raadpleeg daarvoor de actuele OpenAI-documentatie.

Omdat 3d-deal.com VOF voor MemoRecorder voor zover nu bekend geen eigen centrale gebruikersdatabase of projectopslag heeft, geldt er momenteel geen centrale bewaartermijn voor MemoRecorder-projectinhoud bij 3d-deal.com VOF.

15. Verwijderen van gegevens

Gebruikers kunnen projecten lokaal verwijderen. Volgens de technische audit verwijdert de app dan de projectdirectory met app-beheerde bronbestanden en memo's en wist de database de bijbehorende projectrecords, bronbestanden, memo's en samenvattingen. Gebruikers kunnen ook losse spraakmemo's en bronbestanden verwijderen. Daarnaast kunnen alle appgegevens worden verwijderd door Android appgegevens te wissen of de app te verwijderen. Eventuele exportbestanden en kopieën buiten de app moeten afzonderlijk worden verwijderd op de locatie waar de gebruiker ze heeft opgeslagen.

Het lokaal verwijderen van een project verwijdert niet automatisch gegevens die eerder naar OpenAI of een andere door de gebruiker gekozen dienst zijn gestuurd. Voor zulke gegevens moet de gebruiker de mogelijkheden en voorwaarden van die partij raadplegen.

16. Rechten van gebruikers

Gebruikers beheren lokale projectgegevens primair zelf via de app en het Android-toestel. Omdat 3d-deal.com VOF deze lokale gegevens voor zover nu bekend niet ontvangt, kan zij doorgaans geen lokaal project inzien, corrigeren, exporteren of verwijderen.

Voor vragen over gegevens die 3d-deal.com VOF zelf verwerkt of over deze privacyverklaring kan de gebruiker contact opnemen via helpdesk@3d-deal.com. De identiteit van de verzoeker en de toepasselijke rechten en uitzonderingen moeten per situatie worden beoordeeld.

Voor gegevens die met een eigen API-key aan OpenAI zijn verstrekt, moet de gebruiker ook de privacy- en accountmogelijkheden van OpenAI raadplegen.

17. Juridische grondslagen

Voor zover 3d-deal.com VOF zelf persoonsgegevens verwerkt rond MemoRecorder, kunnen de volgende AVG-grondslagen gelden:

  • Uitvoering van een overeenkomst: om de app beschikbaar te stellen, basisfunctionaliteit te leveren en supportvragen over het gebruik van de app af te handelen.
  • Gerechtvaardigd belang: om de app veilig, betrouwbaar en privacyvriendelijk te ontwikkelen, misbruik of beveiligingsproblemen te onderzoeken, foutmeldingen te behandelen en juridische documentatie actueel te houden.
  • Wettelijke verplichting: om te voldoen aan toepasselijke administratie-, consumenten-, privacy- of beveiligingsverplichtingen.
  • Toestemming: wanneer de gebruiker bewust een optionele keuze maakt waarvoor toestemming vereist is, zoals het inschakelen van optionele AI-transcriptie of het delen van informatie met een externe dienst. Toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken wanneer de app of de betreffende dienst daarvoor een mogelijkheid biedt.

Lokale projectinhoud wordt in beginsel onder controle van de gebruiker op het toestel verwerkt. 3d-deal.com VOF ontvangt deze inhoud niet, tenzij de gebruiker haar zelf aan 3d-deal.com VOF verstrekt, bijvoorbeeld in een support- of privacyverzoek. Stuur daarom geen API-key, wachtwoord of onnodige gevoelige projectinhoud mee.

18. Privacyrechten en verzoekprocedure

Voor persoonsgegevens die 3d-deal.com VOF zelf verwerkt, kan de gebruiker afhankelijk van de situatie recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking en intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking.

Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar helpdesk@3d-deal.com. Vermeld dat het verzoek over MemoRecorder / MR-XL gaat en omschrijf zo concreet mogelijk op welke gegevens of verwerking het verzoek ziet. Om misbruik te voorkomen kan 3d-deal.com VOF aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker en de relatie met de betreffende gegevens te controleren. Er wordt niet om een wachtwoord of OpenAI API-key gevraagd.

3d-deal.com VOF reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een compleet verzoek. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. In dat geval wordt de verzoeker daarover geïnformeerd.

Omdat MemoRecorder lokale projectinhoud niet centraal bewaart, kan 3d-deal.com VOF lokale projecten, memo's, bestanden of transcripties op het toestel meestal niet namens de gebruiker inzien, corrigeren, exporteren of verwijderen. Gebruik daarvoor de app en Android-instellingen zoals beschreven op Gegevens verwijderen.

Als de gebruiker vindt dat een privacyverzoek niet goed wordt behandeld, kan de gebruiker contact opnemen via helpdesk@3d-deal.com. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, waar van toepassing, bij een andere bevoegde toezichthouder.

19. Verantwoordelijkheid bij het opnemen van anderen

De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de toestemming of andere vereiste basis voor het opnemen, bewaren, transcriberen en delen van gesprekken of informatie over andere personen. Informeer betrokkenen waar nodig over de opname en het voorgenomen gebruik.

Wees extra voorzichtig met interviews, gesprekken in besloten omgevingen, gezondheidsinformatie, werkgerelateerde informatie en andere gevoelige persoonsgegevens. Gebruik de AI-functie alleen wanneer zulke externe verwerking passend is.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de app, gegevensstromen, externe diensten of toepasselijke vereisten veranderen. De actuele versie wordt gepubliceerd in de legal hub. Controleer het versienummer en de datum van laatste wijziging bovenaan de pagina.

Deze verklaring heeft versie 1.0.0 en is voor het laatst bijgewerkt op 24 juni 2026.

21. Contact

Vragen over privacy, beveiliging of de werking van MemoRecorder kunnen worden gestuurd naar:

Vermeld bij een vraag dat deze over MemoRecorder / MR-XL gaat. Stuur geen API-key, wachtwoord of onnodige gevoelige projectinhoud mee.