Toestemming voor opnamen met MemoRecorder / MR-XL

Deze pagina helpt gebruikers zorgvuldig om te gaan met audio-opnamen, spraakmemo's en transcripties. Zij is algemene informatie en geen juridisch advies voor een specifieke situatie.

1. Verantwoordelijkheid van de gebruiker

De gebruiker bepaalt wanneer MemoRecorder de microfoon gebruikt, wie wordt opgenomen en wat met de opname gebeurt. Volgens de technische audit start opname alleen wanneer de gebruiker deze handmatig activeert; de app declareert geen foreground service voor verborgen of langdurige achtergrondopnamen. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor een geldige basis voor opnemen, bewaren, transcriberen, delen en eventueel naar OpenAI sturen.

3d-deal.com VOF kan niet beoordelen of een specifieke opname in een bepaalde situatie is toegestaan.

2. Informeer personen vooraf

Vertel betrokkenen vóór de opname waar mogelijk:

• Dat er audio wordt opgenomen.
• Wie de opname maakt en waarom.
• Hoe lang de opname naar verwachting wordt bewaard.
• Met wie de opname of transcriptie wordt gedeeld.
• Of optionele AI-transcriptie via OpenAI wordt gebruikt.
• Hoe iemand bezwaar kan maken of vragen kan stellen.

Leg toestemming vast wanneer dat in de context nodig of verstandig is. De vorm van geldige toestemming kan per situatie verschillen.

3. Toestemming is niet in iedere context hetzelfde

Of toestemming vereist is en aan welke voorwaarden die moet voldoen hangt onder meer af van land, doel, relatie tussen partijen en type gesprek. Ook andere grondslagen of specifieke regels kunnen relevant zijn.

Voor gebruik in Nederland geldt als praktische hoofdregel: neem alleen op wanneer u zelf aan het gesprek deelneemt of op een andere manier een duidelijke, rechtmatige basis heeft, en informeer betrokkenen vooraf wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is. Heimelijke, systematische of voor anderen nadelige opnamen kunnen privacy-, arbeids-, straf-, contractuele of vertrouwelijkheidsrisico's opleveren. Voor publiceren, delen, AI-transcriptie of gebruik in een organisatiecontext kan een afzonderlijke afweging of toestemming nodig zijn.

4. Heimelijke en verboden opnamen

Gebruik MemoRecorder niet voor heimelijke observatie, intimidatie, chantage, fraude of andere verboden doeleinden. Een technisch beschikbare opnamefunctie betekent niet dat iedere opname juridisch is toegestaan.

Als u twijfelt, neem dan niet op totdat u passende informatie of juridisch advies heeft gekregen.

5. Werk, onderwijs en besloten omgevingen

Werkgevers, werknemers, scholen, zorgverleners, onderzoekers en andere organisaties kunnen aanvullende regels, vertrouwelijkheidsplichten of interne procedures hebben. Vraag toestemming van de verantwoordelijke organisatie en betrokken personen waar nodig.

Gebruik opnamen niet voor personeelsbeoordeling, toezicht of andere ingrijpende besluiten zonder specifieke juridische en organisatorische beoordeling.

6. Kinderen en kwetsbare personen

Wees extra terughoudend bij kinderen en andere kwetsbare personen. Toestemming van een ouder, voogd of vertegenwoordiger kan nodig zijn, maar is niet in iedere situatie op zichzelf voldoende. Beperk de opname tot wat noodzakelijk is, deel haar niet onnodig en gebruik externe AI-transcriptie alleen wanneer dit passend, transparant en toegestaan is.

7. Gevoelige informatie

Opnamen kunnen gezondheidsinformatie, politieke of religieuze opvattingen, biometrische kenmerken, vakbondslidmaatschap, seksuele informatie, strafrechtelijke gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Zulke inhoud kan extra bescherming vereisen.

Beperk de opname tot wat nodig is en vermijd externe AI-verwerking wanneer die niet passend of toegestaan is.

8. AI-transcriptie is een afzonderlijke keuze

Lokale opname en verzending naar OpenAI zijn verschillende verwerkingen. Als de gebruiker OpenAI Whisper activeert, kan audio het toestel verlaten en door OpenAI worden verwerkt onder het eigen OpenAI-account.

Informeer betrokkenen over die externe verwerking wanneer dat relevant is. Zie de AI- en BYOK-transparantieverklaring.

9. Bewaren, delen en publiceren

Bewaar opnamen niet langer dan nodig voor het gekozen doel. Beperk toegang en deel alleen met bedoelde ontvangers. Voor publicatie, hergebruik, training, commerciële exploitatie of verspreiding kan aanvullende toestemming of een andere basis nodig zijn.

Het verwijderen van een lokaal project verwijdert geen exports, gedeelde kopieën, back-ups of gegevens die al naar OpenAI zijn gestuurd.

10. Verzoeken van opgenomen personen

Neem vragen, bezwaren en verwijderverzoeken serieus. Controleer wie verantwoordelijk is voor de opname en welke rechten en uitzonderingen gelden. 3d-deal.com VOF kan een lokale opname op het toestel van de gebruiker normaal gesproken niet op afstand verwijderen.

De gebruiker moet zelf lokale bestanden, exports en gedeelde kopieën beheren. Zie Gegevens verwijderen.

11. Praktische toestemmingscheck

Controleer vóór opname:

• Is het doel duidelijk en noodzakelijk?
• Weten de betrokkenen dat wordt opgenomen?
• Is toestemming of een andere basis geregeld?
• Is AI-transcriptie aangekondigd en passend?
• Is de opslaglocatie voldoende beschermd?
• Is bepaald wie toegang krijgt en wanneer wordt verwijderd?

12. Contact en wijzigingen

Vragen over MemoRecorder kunnen worden gestuurd naar helpdesk@3d-deal.com. Stuur geen onnodige opname of gevoelige persoonsgegevens mee.

Deze pagina wordt bijgewerkt als de opname-, transcriptie- of deelfuncties veranderen.